Повернення документів із консульства або посольства — це завжди втрата часу, втрачені сервісні збори, а в найгіршому випадку — зірвана поїздка, контракт або перенесення дати навчання.
Нам у бюро перекладів «Textera» регулярно доводиться терміново рятувати ситуації, коли заявники отримують відмову. За нашою внутрішньою статистикою (заснованою на більш ніж 10 роках практики), понад 60% таких повернень спричинені зовсім не «ненадійністю» людини, а банальними технічними помилками, неуважністю або некоректним оформленням перекладів.
Більшість із цих проблем можна і потрібно було усунути ще на етапі підготовки. Нижче наші провідні спеціалісти розібрали основні документальні пастки, через які візові офіцери повертають пакети документів, і підготували чек-лист для самоперевірки.
Чому посольство може повернути документи
Кожна заявка, отримана іноземною установою, проходить суворий первинний фільтр. Якщо співробітник посольства бачить юридичну або лінгвістичну невідповідність, анкета навіть не доходить до етапу розгляду по суті.
Які помилки трапляються найчастіше
- Приховані дефекти оригіналів і «сліпі» печатки. Консули оцінюють документ повністю, включно з елементами, які заявник вважає другорядними. Якщо копія документа бліда, а частина літер у номерах або серіях (наприклад, у старому свідоцтві про шлюб чи народження) стерта — документ повернуть.
Недосвідчені перекладачі часто перекладають лише основний текст довідки або диплома, забуваючи перекласти дрібний шрифт на круглій печатці установи або штамп нотаріуса на зворотному боці. Для посольства такий переклад вважається неповним.
Якщо печатка на оригіналі «розпливлася» з часом, спочатку потрібно отримати офіційний дублікат у РАЦСі або органі, що видав документ, і лише потім передавати його в роботу.
- Помилки в транслітерації: неточності в датах, іменах, юридичних термінах, невідповідність вимогам країни, куди планується подання. Якщо написання вашого прізвища в перекладі довідки про несудимість відрізняється хоча б на одну літеру від написання в закордонному паспорті — документ не приймуть.
Приклад із практики: у закордонному паспорті прізвище записане за чинними правилами міграційної служби як Orlov. Перекладач у сторонній агенції переклав свідоцтво про народження «на слух» або за старими правилами — Orloff. Для консула це дві різні людини.
- Порушення строків «дії» довідок. Навіть ідеально оформлений документ має свій термін придатності, і в кожного посольства ці вимоги індивідуальні.
Довідка про несудимість у межах країни може вважатися дійсною до 3–6 місяців. Однак для консульств деяких країн Азії або Європи її «актуальність» обмежується 30 днями з моменту видачі. Аналогічна ситуація з банківськими виписками та медичними сертифікатами.
Якщо документ перекладений і завірений бездоганно, але виданий 35 днів тому — пакет документів повернуть на доопрацювання.
- Ігнорування специфіки вимог конкретної країни. Єдиного стандарту для всіх посольств не існує. Те, що підходить для однієї країни, стане причиною миттєвого повернення в іншій.
Це стосується типу засвідчення документів. Наприклад, для отримання візи до Польщі найчастіше потрібен присяжний переклад (tłumacz przysięgły), а люди подають звичайний.
Для країн-учасниць Гаазької конвенції потрібен апостиль. Причому низці держав (наприклад, Франції, Австрії, Бельгії, Нідерландам) недостатньо штампа лише на оригіналі документа. Ці країни вимагають так званий подвійний апостиль.
Схема виглядає так: штамп ставиться на оригінал (наприклад, диплом), а після виконання нотаріального перекладу ставиться другий штамп уже на сам завірений переклад у Міністерстві юстиції.
Чек-лист: як перевірити документи перед візитом до посольства
Щоб звести ризик повернення до нуля, пройдіться цим списком до того, як передасте папку співробітнику консульства:
- Посимвольна звірка. Ім’я, прізвище, дата та місце народження у всіх перекладах і анкеті мають точно збігатися з першою сторінкою закордонного паспорта.
- Повнота перекладу. У документі перекладені всі примітки, додатки, текст на штампах, водяні знаки та написи на зворотному боці аркуша.
- Відповідність типу легалізації. Перевірте на сайті посольства, що саме потрібно: присяжний переклад, нотаріальне засвідчення, апостиль чи консульська легалізація.
- Запас за строками. Усі фінансові виписки та архівні довідки видані не пізніше ніж 30 днів тому.
- Усі скани та копії документів — висококонтрастні, без обрізаних країв, текст і печатки легко читаються.
Ми робимо не лише переклад, а й допомагаємо з легалізацією, співпрацюємо з перевіреним нотаріусом. Виконуємо переклади документів в найкоротші терміни та з гарантією, що їх не повернуть на доопрацювання. Це особливо важливо, якщо строки подання обмежені.
