Під час підготовки всіх необхідних паперів для використання за кордоном вкрай важливо врахувати всі нюанси, одним із яких є необхідність проставлення апостиля. Іноді цей спеціальний штамп, який підтверджує підпис, печатку та кваліфікацію спеціаліста, потрібен, а іноді – ні. Сьогодні ми розповімо, на прикладі України та Польщі, коли це необхідно, а коли можна обійтися. Акцент робиться на досвіді бюро перекладів «Textera».
Що таке апостиль
Як уже було зазначено вище, апостиль – це міжнародний штамп, що підтверджує справжність підпису, статус особи, яка його поставила, а також достовірність печатки й штампа. Він необхідний для визнання документів, виданих в одній країні, в іншій. Наприклад, коли потрібно підтвердити дипломи, довідки, свідоцтва та інші матеріали, видані в Україні, у Польщі. Необхідність проставлення апостиля регулюється Гаазькою конвенцією 1961 року. Наявність цього штампа виключає потребу подальшої легалізації через консульства.
На які документи потрібен штамп: приклади України та Польщі
Нижче наведено перелік найпоширеніших документів, що як у нашій країні, так і в Республіці Польща вимагають проставлення апостиля.
Для України:
- Свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть, якщо планується їх використання за кордоном.
- Дипломи та додатки до них, атестати, які будуть використані для вступу до закордонного вишу.
- Нотаріальні акти та довіреності – окрім апостиля вимагають ще й засвідчення у нотаріуса.
- Судові рішення, виконавчі листи – у випадках, коли необхідне їхнє визнання за кордоном.
- Довідки про несудимість, місце проживання можуть потребувати апостиля.
- Засвідчені переклади, якщо вони розглядаються як окремий офіційний акт.
Для Польщі:
- Офіційні державні документи та довідки, якщо вони видані в Польщі, але планується їх використання в іншій країні-учасниці Гаазької конвенції.
- Нотаріальні та судові акти потребують апостилювання і засвідчення нотаріусом.
- Адміністративні довідки та витяги в окремих випадках можуть вимагати проставлення штампа.
- Переклади на іноземну мову, якщо вони оформлені як офіційний акт.
Варто враховувати, що не всі з перелічених документів обов’язково потребують апостиля. Інформацію про його необхідність варто уточнювати в приймаючої сторони.
Ще один важливий момент, який часто упускають з уваги: штамп ставиться лише на оригінал.
Які документи не потребують апостиля
Щоб уникнути зайвих витрат часу та коштів, адже процедура є платною, слід знати, коли міжнародний штамп не потрібен.
Апостиль зазвичай не ставиться ні в Україні, ні в Польщі на такі документи: паспорти та посвідчення особи, комерційні, бухгалтерські, фінансові акти, документи, звільнені від апостилювання на підставі міжнародних угод.
Наприклад, між нашою країною та РП діє угода про спрощене визнання дипломів про освіту (Угода про академічне взаємовизнання документів про освіту та рівноцінність ступенів, підписана 11 квітня 2005 року). Однак на практиці багато польських навчальних закладів усе ж вимагають апостиль.
Поради від спеціалістів бюро перекладів «Textera»
Якщо ви не впевнені, чи потрібен міжнародний штамп, заздалегідь уточніть цю інформацію у приймаючої сторони. Кожна установа (університет, нотаріус, консульство, інші державні органи) може мати свої вимоги. Підготуйте документи належним чином: оригінали з печатками, підписами, які добре читаються та не мають виправлень. Коли потрібен переклад документів, одразу можна замовити апостилювання. Наприклад, у нашому бюро виконується переклад з апостилем дипломів, атестатів, довідок про доходи, про несудимість, рішень суду, свідоцтв про народження та шлюб.
